提供：Sansan株式会社
COVID-19の感染拡大により、オンラインでの会議や商談は新たな商慣習として定着しつつあるが、それに伴い、広がりを見せているのがオンライン名刺の活用である。「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションに掲げるSansan株式会社は、ビジネスの基本である名刺交換、そしてデジタル化された名刺情報を入口にして、顧客データの情報共有や各種データとの統合により、新たな働き方や営業力の強化を支援。さらに人と人、企業と企業との新たな「出会い」づくりにも乗り出している。オンライン名刺は、製薬企業と医療機関とのコミュニケーションのあり方も、大きく変えていく可能性を秘めている。
名刺は個人ではなく企業の資産
データ化によってその価値を高める
当初はぎこちなく開催していたオンライン上での会議や商談も慣れてくればいろいろと便利である。会議室で一堂に会する必要がなければ、取引先を訪ねる時間も節約できる。しかりその一方で、相手の所属や役職などの情報が入手しづらくなり、大人数の場合は誰がキーパーソンなのかがわからず、商談を終えれば相手先の名前も忘却の彼方といった経験はないだろうか。ここであらためて、リアルの世界ではあたり前に行われていた名刺交換というビジネス習慣が、オンラインでは難しいことに気づく。
Sansan株式会社が提供する法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」は、そうしたオンラインでの営業活動に欠けていたピースを埋めるツールであり、また新たなビジネス展開を切り拓くソリューションでもある。オンライン名刺の「交換」によって、出会った相手の情報を正確に把握し、データとして蓄積。そこを起点にして、顧客データの一元管理による業務効率化、部門間のコラボレーションの活性化などを促し、さらに多様なサービスにつなげている。
その前提にあるのは、会社の看板・ブランドで人と出会って得た名刺情報は、企業の資産という認識である。「紙の名刺の場合は一般的に個人で管理しており、その人が転職する場合、取引先との名刺を後任に託すという文化があればいいのですが、そうでない会社には情報が残らない。社内の全ての名刺をデータ化することで、それまで掴みきれていなかった個々人の保有する名刺を会社全体で把握し、社内で人脈を共有・活用する仕組みを構築していく。それが当社事業のベースになっています」とSansan事業部マーケティング部副部長の福永和洋氏は説明する。
データを積み上げていくうえで欠かせないオンラインでの名刺交換は至ってシンプル。Sansanや、同社の個人向け名刺アプリEightのユーザー同士であれば、名刺を交換したい相手にオンライン名刺のURLを送信するだけで、名刺交換が完了する。相手がこれらのサービスを利用していない場合でも、送り手側は同じようにURLを送るだけ。相手は名刺データをダウンロードする際に表示されるQRコードにアクセスし、自分の名刺を写真で撮影するだけで名刺を送り返せるという手軽さだ。一度に複数の人との名刺交換も可能であり、受け取った名刺情報はSansanに自動的に登録されるという仕組みである。
「製薬企業もMRが誰と会ったのか、どの医師にアプローチしているのかを会社として管理していく必要がありますが、通常のオンラインによる商談や面談だと相手の情報がデータとして残りません。また当然、関係する医師の医局や他の病院への異動などは把握しておいたほうがいい。オンラインでのやりとりが普通になるなか、そのような観点からもわれわれの提供するサービスが医療現場でもお役に立てると考えています」（福永氏）
なお、同社では紙の名刺作成サービス「Sansan名刺メーカー」を開発し、5月末より提供を開始する。オンラインでの商談や面談が増えていくなかで紙の名刺は確実に減少し、従来のように１箱100枚のような一括発注はそぐわないことから、オンライン名刺を作成する過程で、「Sansan」上で紙の名刺も必要な枚数だけで注文申請し、作成するというサービスだ。「名刺」をオンライン・オフライン問わず、柔軟な形で持つことができ、必要なタイミングで効率的にどちらも使うことができる体制構築を支援する。「発注先にとっても発注業務の効率化やペーパレスにつながるほか、オンライン名刺を登録するハードルがなくなります。また、発注のつど、最新の部署・肩書に更新されます。同サービスの普及により、多忙な医師を含め、多くの人にオンライン名刺を持っていただける契機になるのではないか」と、Sansan事業部Plus推進部部長の尾中倫宗氏は話す。
社内外のデータベースと統合し
顧客データのリッチ化を推進
Sansanの機能は、名刺情報に基づく顧客データの管理・共有だけにとどまらない。同社のAI技術を結集した名寄せエンジン「Sansan Data Hub」を活用し、最も正確かつ最新の顧客情報である「名刺」を軸に、社内外のさまざまなデータベースとの統合を図ることで、より付加価値の高いデータへと進化させることが可能だ。
「Sansan Data Hubに加え、名刺情報を取り込む際に法人番号を自動的に付与することにより、例えば、帝国データバンク等の外部のデータベースと連携することで、会社の売上や業績の把握、コンプライアンスチェックなどが可能となるほか、社内のSFA（営業支援システム）とつなげることで、システム上で管理している商談データや契約情報とも紐づけられます。ただ単に名刺データを管理するだけでなく、そこからマーケティングやコンプライアンスの強化に必要な情報・データを容易に入手できる。これが近年における当社のコア事業となっています」と福永氏は胸を張る。
製薬企業の多くはCRMやSFA、ＭAなどの管理システムを保有しているが、Sansan Data Hubはこれらと競合することなく、情報の重複を防ぎ、また古い情報を更新、不足している情報を補いながらデータを統合できるという特徴を持つ。過去の情報資産と、今後オンラインとオフラインそれぞれで新たに獲得する情報資産を全て統合し、顧客データを持続的に最適化していくというイメージだ。Sansanを用いた名刺のデータ化は、製薬企業が保有する医師のデータベースの磨き上げにも有用だろう。
こうしたデータを活用し、ビジネスへとつなげることにより、契約が生まれ、その帰結として請求が発生する。同社では契約書データ化ソリューション「Contract One」やクラウド請求書受領サービス「Bill One」をプロダクトラインナップとして揃え、名刺管理から始まるビジネスの流れに応じた業務支援へのニーズにも応えている。
セミナー運営の効率化を実現し
製薬企業と医師の出会いを支援
さらに同社は第３ステージとして、オンラインで人と人、企業と企業の出会いを加速させるイベントテック事業にも注力している。“セミナー運営をシンプルに。成果を最大化する”をコンセプトに開発した「Sansan Seminar Manager」もその１つ。セミナー（ウェビナー）の運営では、企画をはじめ、集客用の募集ページの作成、申し込み受付、参加者情報の管理、参加前のリマインドや、参加後の参加者数の集計、アンケート送付など、業務は煩雑を極めるが、同システムはこれらをすべて一元管理し、セミナー運営の効率化を追求している。
いくつか機能を紹介すると、申し込みフォームには、「Smart Entry by Eightオンライン名刺」と「AIフォーム」の２通りがあり、前者はオンライン名刺を用いてQRコードを読み取るだけで登録できる入力不要のフォーム。後者は主にオンライン名刺を持っていない方向けで、メールアドレスのドメインから企業名の入力ミスや表記揺れをチェックするほか、法人番号が付与されていれば住所や電話番号の誤りを追跡できる。これにより、登録者情報の正確な入力をサポートし、そのままデータとして蓄積できることから、主催側の顧客情報の管理に費やされる時間の大幅な短縮が可能だ。また、募集ページの作成ではHTMLなどの専門知識は不要であり、セミナー開催に必要な情報を直感的な操作で入力するだけで完了する。今まで外注するか、社内で丸１日かかっていたところを、最短10分で完了するケースも少なくないとか。
「こうした機能により、セミナー、ウェビナーの運営が大幅に省力化し、コンテンツを考えることにより一層時間を使うか、開催数自体を増やすなどのことにもつながります。製薬企業の場合、質の高いセミナーを数多く開催することにより、これまで以上に多くの医師と接点を持つことが可能でしょう」と尾中氏はメリットを挙げる。オンライン上の“出会い”の管理から、“出会い”そのものの創出をサポートし、オンライン時代の医療機関と製薬企業、医師とMRとの新たなコミュニケーションのあり方を追求していく構えだ。
Sansan株式会社
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